Em um inventário rotativo, o responsável pelo processo passou pela gôndola de produtos saudáveis e contou todos os itens corretamente. Como o promotor daquelas marcas sempre abastecia as prateleiras com todos os itens em estoque, ele não se preocupou em ir para o depósito para conferir se havia algo por lá. Porém, havia 20 caixas de leite vegetal de aveia que o promotor não tinha encontrado espaço no dia anterior. Ao finalizar o inventário, o sistema corrigiu o estoque deste item para zero e apontou uma perda de 20 caixas. No dia seguinte, o promotor de vendas da marca abasteceu a gôndola com os itens e as vendas começaram a acontecer. Ou seja: o estoque ficou negativo.
O estoque negativo surge quando o sistema indica uma quantidade menor de produtos do que realmente existente no estoque físico. Quando o produto é vendido, esta movimentação de saída física de mais estoques do que há em sistema leva a números menores que zero. O estoque negativo é uma perda virtual, que não existiu! Logo, o agregado dos valores de estoque negativo dos itens é um indicador importante é um bom aliado para melhorar os resultados de perda, tirando do número aquilo que não ocorreu de fato.
Causas comuns do estoque negativo no varejo
Estoques negativos ocorrem principalmente por erros no registro do movimento do item. Algumas causas comuns são:
- Erros no abastecimento da mercadoria – quando item chega em quantidade maior que a apontada na nota fiscal. Neste caso, registra-se em sistema o valor menor do que o que será alocado no estoque
- Erros de registro na entrada do item – em casos de entrada manual de dados em sistema, pode haver erros de digitação na entrada do estoque, levando a estoques negativos
- Erros de inventário – trocas de código ou erros de contagem podem levar a reduções incorretas do saldo do estoque, fazendo com que haja mais estoques físicos do que no sistema
- Troca de código na frente de caixa – a inversão de código na venda do item dará baixa do produto errado, fazendo com que ele fique futuramente com estoque negativo, uma vez que fisicamente permaneceu na gôndola.
Para corrigir o estoque negativo, o que precisa ser feito é um ajuste de entrada nestes itens para correção dos seus estoques. Logo, estes ajustes de entrada são redutores de perda, uma vez que estoque é adicionado para corrigir o problema. É por isso que o monitoramento dos saldos de estoque negativo é tão importante para a prevenção de perdas. A correção dessas divergências pode se apresentar como um ganho rápido para melhorar os resultados de perdas de estoque, uma vez que limpam do resultado as perdas virtuais, ou seja, produtos que não estavam registrados no sistema, mas que de fato existiam fisicamente.
Além de apontarem uma perda virtual, os estoques negativos contribuem para um mal abastecimento de estoques. Afinal, com menos itens em sistema, disparos de pedido automático são feitos antecipadamente ou abastecimentos manuais são realizados com base em informação errada. Logo, o estoque negativo pode causar excesso de estoque indesejado.
No módulo de gestão de estoques da Profit Shield, há vários indicadores relacionados a estoque negativo que podem ser analisados até o nível item/loja, permitindo a tomada de decisão precisa para ajustar estas inconsistências nos estoques das lojas.
A atuação das estruturas de prevenção de perdas na gestão de estoques negativos contribui não só para melhorar os resultados de perda, mas também para diminuir o volume de estoque do varejista, além de melhorar a tomada de decisão no sell-in e sell-out, com dados mais precisos.
